バス担当者必見！　行程表作成の業務効率アップに役立つシステム活用法

はじめに

貸切バス会社にとって、「行程表作成」はお客様の安全な乗車と満足度を左右する重要な業務です。行程表とは、旅行会社から依頼された旅行プランをもとに、集合場所や出発・到着時間、立ち寄り先、ルートなど当日の詳細なスケジュールを一覧にしたものです。貸切バス会社の予約業務担当者は、お客様から指示されたルート情報をもとに、大型バスが走行可能なルートや正確な所要時間（到着時間、出発時間）を盛り込む必要があり、この作業は非常に手間がかかります。そこで今回は、効果的なシステムを活用し、行程表作成の業務効率を高める方法をご紹介します。

行程表作成における課題とは？

貸切バスでの行程表作成には以下のような課題が存在します。

1.走行可能ルートの確認作業が煩雑
大型バスは走行できない狭い道路や高さ制限のある場所があり、手動でのルート確認は時間を要します。
 
2.正確な所要時間の計算が難しい
道路状況や休憩時間を考慮しつつ、到着時間や出発時間を正確に設定するには経験と知識が求められます。
 
3.情報の更新や共有に手間がかかる
運行ルートの変更やお客様からの追加要望に迅速に対応し、関係者へ正確に情報共有することが求められます。
 
これらの課題を解決し、効率的かつ正確な行程表作成を実現するために、効果的なシステムの導入がポイントとなっています。

最新システムがもたらす業務効率アップのポイント

AIやクラウド技術を活用した行程表作成支援システムが注目されています。
これらのシステムの主な特長は以下の通りです。
 
1.大型バス走行可能ルートの自動検索機能
システムには大型バスの車両規格や走行制限情報が組み込まれており、入力したルート情報から自動で走行可能な道を検索します。狭い道路や高さ制限のある箇所を事前に排除でき、安全なルートが確定します。
 
2.正確な所要時間の自動算出
交通状況のリアルタイムデータや過去の運行データをもとに、より正確な所要時間を自動算出します。休憩ポイントや待機時間の設定も簡単に行え、到着時間・出発時間の調整がスムーズです。
 
3.クラウド連携による情報共有の円滑化
作成した行程表やルート情報はクラウド上で管理され、スタッフやドライバー、お客様ともリアルタイムに共有可能。変更があれば即時反映され、連絡漏れを防止します。

システム導入のメリット

こうしたシステムを活用することで、貸切バス会社の行程表作成業務は次のように改善されます。
 
1.作業時間の大幅な短縮
従来数時間かかっていたルート検索や時間計算が数分で完了し、他の業務に充てる時間を増やせます。
 
2.運行安全性の向上
走行不可路の自動排除や正確な時間設定により、事故や遅延のリスクを軽減します。
 
3.ミスやトラブルの減少
手動入力自体が減り、それに伴うミスを減らすことでクレーム発生を抑え、顧客満足度の向上につながります。
 
4.スタッフ間の連携が強化
情報共有がスムーズになり、突発的な変更にも迅速な対応が可能です。

具体的なシステム選びのポイント

​​​​​​​システム選定時には以下を重視しましょう。
・バス車両の規格・走行制限に対応しているか
・リアルタイム交通情報との連携が可能か
・操作性の良さ（経験の浅い担当者でも使いやすいか）
・クラウド対応や多端末利用ができるか
・導入費用やランニングコストが見合っているか（無料トライアルの利用推奨）

まとめ

貸切バス会社における行程表の作成は、「安全」「正確」「迅速」が求められる非常に重要な業務です。効果的なシステムを活用することで、大型バスの走行可能ルートの判別や正確な所要時間の算出、行程表の自動生成、さらにはリアルタイムでの情報共有が可能となります。これにより、業務効率と運行の安全性が大きく向上します。
競争が激化する貸切バス市場においては、このようなシステムを導入し、効率的な運行管理体制を構築することが差別化の鍵となります。システムの活用によって担当者の業務負担を大幅に軽減できるだけでなく、より高品質なサービスの提供を通じてお客様の満足度向上にもつなげることができます。

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