【ウェビナー解説】バス収入管理デジタル化の全貌と、デモ実演セミナー

ウェビナーの趣旨

これまで多くのバス会社様からお話を伺う中で、日報・収入管理業務に関する共通の課題が見えてきました。

紙やExcelで管理されている場合は、入力ミスや計算ミスによる手戻りの発生、営業所と本社間でリアルタイムな売上データが共有できない、といった課題があります。さらに、月次や決算期になると計算の不整合が発生し、原因特定に時間がかかって長時間残業が常態化してしまう、という声も多く伺います。

また、すでにシステムを導入されている場合でも

「システムが老朽化しており機能追加ができない」
「システムの外で手作業処理が発生している」
「外で作ったデータをシステムに取り込む二度手間が発生している」

といった課題があります。

システムの運用・保守にかかる業務負荷や、コスト負担の大きさも無視できません。

日報・収入管理システムとは？

日報・収入管理システムとは、乗合バス営業所での売上登録から本社での審査、経理システム連携までをトータルサポートするクラウドサービスです。リアルタイムなデータ一元管理により、紙やExcelで発生しがちな二重入力の手間や転記ミスを完全にゼロにし、業務を劇的に省力化します。

本記事では、日報・収入管理業務の課題を解決するための具体的なノウハウをお伝えした本ウェビナーの内容を、名古屋鉄道グループのIT中核企業として半世紀以上にわたりバス業界のシステム開発に携わってきた株式会社メイテツコムが、現場の知見をもとに解説します。

ウェビナーでお伝えしたポイントは、大きく以下の4点です。

①日報・収入管理業務の負担を軽減するシステム化の必要性

②デモ操作を通じた実際の利用シーンのイメージ

③自社の運用に最適なシステムプラン

④導入企業である宮城交通株式会社様の具体的な事例

日報・収入管理業務の負担を軽減するシステム化の必要性

弊社が乗合バス事業者様57社を対象に実施したアンケート調査によると、中小の事業者様を中心に、全体の53%が日報・収入管理業務をExcelや紙で行っていることが分かりました。

【紙・Excel】  初期費用はゼロだが、見えない人件費やリスクが膨大
初期費用なしですぐに始められる手軽さがある反面、データの転記や修正に多くの時間が奪われます。
営業所が作成した日報を本社側で別の集計用Excelに手入力し直すといった「二重入力」が常態化し、転記ミスが発生しやすくなります。
リアルタイムでの一元管理ができず、紛失や災害時のセキュリティリスクも高い状態です。
また、紙のある場所や特定のPCに縛られるため、出社前提の働き方から抜け出せません。

【レガシー（従来型）システム】  自社業務には合うが、莫大なコストと手間が発生
自社業務に100%合わせたシステムを作れるメリットはありますが、導入までに数ヶ月〜数年の期間と数千万円規模の高い初期費用が必要です。
導入後も数年ごとのサーバー更新のたびに高額な維持費や手間がかかり、その都度莫大なコストが発生し続けます。
社内ネットワークからしか繋がらないため災害に弱く、こちらも出社前提の働き方になります。

【クラウドサービス】  両社の課題を解決し、安価でスピーディな導入が可能
「紙・Excel」「レガシー（従来型）システム」の課題を全て解決するのがクラウドサービスです。
アカウントを発行するだけで数日〜数週間でスピーディに導入でき、初期費用も低く、運用コストも月額費用のみのため安価に抑えられます。リアルタイム連携により、日報の二重入力の手間や転記ミスは完全にゼロになります。
また、ベンダー側で機能追加や無料アップデートを行うため常に最新かつ安全にシステムを利用できます。

課題を解決する「日報・収入管理システム」とは

日報・収入管理業務の課題を一挙に解決するのが、メイテツコムが提供するクラウドサービスの「日報・収入管理システム」です。

リアルタイムな一元管理で業務フローをスマート化
現場で売上情報をシステムに入力するだけで、全拠点のデータがクラウド上に一元管理されます。
これにより二重入力の手間や転記ミスは完全にゼロになり、蓄積されたデータは経理システムの仕訳データとしてスムーズに連携できます。

安価なコストと手軽な導入
初期費用180万円、月額利用料は営業所数に応じた従量課金制（月額10万円〜）と、従来型システムに比べて圧倒的にコストを抑えられます。
クラウドサービスのため高額なサーバー更新費用は不要で、ベンダー側で無料アップデートが行われるため、常に最新かつ安全な状態が保たれます。

「豊富な標準機能」と「柔軟なカスタマイズ性」
バス業界を知り尽くしたスペシャリストが開発しているため、現場にフィットする豊富な標準機能を最初から備えつつ、クラウドでありながらアドオンによる個別カスタマイズにも柔軟に対応できます。

デモ操作を通じた実際の利用シーンのイメージ

ウェビナー内では、実際のシステム画面を用いたデモ実演を行いました。
営業所と本社、それぞれの視点での便利な機能を一部ご紹介します。
実際の操作感や画面の動きを詳しくご覧になりたい方は、ぜひウェビナーのアーカイブ配信をご視聴ください。

アーカイブ配信のお申込みはこちら (7月31日まで視聴可)

【営業所・窓口向け機能】

・ 発売実績、払戻実績の登録

画面上で商品カテゴリーを選択し、券種別販売枚数を一気に入力できます。
払い戻しが発生した際も、枚数や割引、手数料などを簡単に入力できます。

・ 仮締め、締め切り

締め作業では、売れた商品の合計額と実際に受領した金額の差（過不足）が「0」になるかを確認します。
問題がなければ「仮締め」「締め切り」を行うことで、本社側へ即座に売上報告が共有されます。
日々の売上実績の帳票もワンクリックでダウンロード可能です。

【本社向け機能】

・ 収入管理

まだ締め切っていない営業所を一覧で確認できるほか、各営業所の売上実績をチェックできます。報告の誤りを見つけた場合は、本社側から数量や金額の訂正（赤字表示）を行うことも可能です。
「収入速報表」や「収入総括月報」もすぐに出力できます。

・収入仕訳

月末の審査完了後、メニューの「収入仕訳」から処理を実行すると、仕訳データがExcelでダウンロードできるようになります。このデータは、ご利用中の会計システムにそのまま取り込むことが可能です。

・ 定期月割

6ヶ月定期を6ヶ月分に按分して売上計上する場合などに使用します。定期券の発行機データ（CSV）や売上データを取り込んで処理を実行すると、定期月割のExcelデータや定期収入内訳表が出力できます。

・委託店精算

販売を委託している窓口（委託販売店）にもシステムで売上を入力してもらうことで、委託商品の売上金額と委託手数料から「請求額」を自動計算します。各委託販売店への請求書もシステムから自動で発行することが可能です。

企業規模やご要望に合わせて、柔軟に選べる3つのプランをご用意しています。

スタンダードプラン
クラウドサービスとして低価格で手軽に利用できるプランです。

「複数の営業所でExcel管理をしており、本社で手入力し直すなど、アナログな管理で毎月多くの時間やミスが発生している」「オンプレのシステムを使っていて、少し機能を追加するたびに莫大な改修コストがかかり困っている」というようなお悩みをお持ちのバス会社様には「スタンダードプラン」が特におすすめです。

手作業の手間やミスをゼロにするだけでなく、コストを抑えて現在の課題を解決するのにまさに最適なプランです。

カスタムプラン
クラウドの利便性はそのままに、車載機やIC端末とのデータ連携、独自帳票の出力など、自社特有の機能を追加したい場合に適したプランです。

フルオーダープラン
専用サーバーを構築し、自社の業務フローをすべてシステム化する完全個別開発のプランです。

導入企業である宮城交通株式会社様の具体的な事例

実際に本システムを導入された、宮城交通株式会社様の事例をご紹介します。

同社では、「アナログ管理」から「パッケージ版システム」、そして「クラウド版」へと段階的にバックオフィス業務のDX化を推し進めています。

【アナログ（紙・Excel）からパッケージ版システム（オンプレ）への移行】

・ 導入前の課題

営業所が手書きした紙の日報を切符や乗車券、現金などの現物と一緒に本社へ郵送し、本社では届いた日報を数人がかりでExcelへ手入力し、集計を行っていました。手計算によるミスが発生すると、その原因究明に数分から数時間かかるケースもありました。

・ 導入の決め手

同じ公共交通事業者である名古屋鉄道様や名鉄バス様での稼働実績があり、業界特有の業務への深い理解があったこと、そしてICカード連携の実績があった点が決め手となりました。

・ 導入効果

重複入力や手計算が解消され、締め作業のスピードと正確性が劇的に向上しました。長時間の残業が解消され、削減できた時間は他の業務に充てられるようになりました。

【パッケージ版システム（オンプレ）からクラウド版への移行】

・ 導入前の課題

数年ごとのサーバー定期更新やハードウェア保守に伴う莫大なコスト負担とIT資産維持の手間が、大きな経営課題となっていました。
また、「営業所から本社へデータを送る一方通行」の仕組みだったため、リアルタイムな情報共有に限界があり、将来的な他システム連携にも課題を感じていました。

・ 導入の決め手

サーバーの保守負担軽減や機能アップデートの自動化など長期的なメリットを感じたこと、そして同じベンダーのクラウド版への移行が最もリスクが少なく確実性が高いと判断しました。

・ 導入効果

サーバー保守や障害対応、バージョンアップ作業が不要となり、IT運用コストが大幅に軽減されました。

また、営業所から入力された日報データがバッチ処理を待たずにリアルタイムで見えるようになったことで、状況確認が即座にでき、管理職の意思決定スピードが向上しました。

▼より詳細な宮城交通株式会社様の導入事例は、こちらからぜひご覧ください▼

まとめ

いきなり大規模なDXを目指す必要はありません。

現在の業務をそのままデジタルに置き換えるだけでも、確実な効果が得られ、大きな負担軽減に繋がります。

紙やExcelでの管理、あるいは老朽化したシステムの維持にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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