勤怠管理システム×AI交番ソリューションで複雑な交番作成を劇的効率化【ウェビナー解説】

ウェビナーの趣旨

弊社は、愛知県を中心に鉄道・バス・タクシーなどの交通インフラを支える「名古屋鉄道」のIT部門から分離独立して誕生しました。
弊社には、鉄道やバスといった安全性が最優先される公共交通機関のシステムを長年支えてきた名鉄グループとしての実績があり、この「現場のリアルなノウハウ」がシステムの隅々にまで活かされています。

また、コンサルティングから開発、運用までを手がけるITのワンストップサービスを提供しており、従業員数約400名、売上高約111億円規模の安定した事業基盤を持っている点も大きな特徴です。

「乗務員向け勤怠管理システム」は、現場が抱える「法令遵守の限界」「日々の交番変更対応の負担」「ベテランにしか組めない属人化」「Excel等を使ったアナログ管理の限界」といったリアルな悩みを解決し、乗務員の勤怠管理に関わる全行程を1つで完結させるクラウド型のシステムです。主に次の3つの特長があります。

①改善基準の自動チェックで確実な法令遵守
複雑な改善基準告示に準じて、拘束時間や運転時間をシステムが自動で判別します。予定作成時や実績入力後にチェック機能を実行することで、休息期間の不足や拘束時間超過などを一覧で把握でき、法令違反を未然に防ぎます。

②予定勤務作成から給与連携まで業務を幅広くサポート
勤務予定を基準パターンから自動生成し、未割り当てのコースも一目で把握できます。日々の実績登録では、遅延や有給休暇への変更なども簡単に入力でき、理由（渋滞遅れなど）も記録できます。集計データは給与システムへスムーズに連携でき、乗務員はスマホから勤務予定や有給休暇の残数をいつでも確認できます。

③現場の運用に合わせた柔軟なカスタマイズ
会社ごとに異なる独自の通算労働制や特殊な手当計算など、現場の運用に合わせてシステムをカスタマイズし、専用の環境も構築できる点が大きな強みです。

ウェビナーでは、以下の5つのステップでシステムの動きをご紹介しました。

ステップ①：運行コース・交番管理
乗務員やダイヤの情報、また乗務員の有給休暇や臨時コースなどを事前にマスターに登録します。

ステップ②：予定勤務管理
基準パターンから1ヶ月分の予定を自動作成し、未割り当てコースに乗務員を割り当てる操作を実演しました。

ステップ③：勤務実績管理
当日の渋滞遅れによる勤務終了時刻の修正や、有給休暇への変更操作を行い、システムが時間外労働を自動計算する様子をご紹介しました。

ステップ④：帳票・データ出力
営業所に掲示する出勤早見表や、1ヶ月分の勤務予定表を出力する機能をご紹介しました。

ステップ⑤：改善基準チェック
拘束時間などの改善基準項目をシステムが自動でチェックし、エラー内容を一覧で表示する画面をご覧いただきました。

AI交番ソリューションのご紹介

株式会社 ALGO ARTISは「ALGO（アルゴリズム）」と「ARTIS（職人）」に由来し、最適化AIという技術を扱う競技プログラミングの世界ランキング上位者を中心に、世界トップレベルの実力を持つエンジニアが集まるチームです。システム問題が社会的影響を及ぼすような企業に向けてサービスを提供している企業です。
株式会社 ALGO ARTISの詳細については、公式ホームページをご確認ください。

「AI交番ソリューション」は、何十何百もの競合する条件（あちらを立てればこちらが立たずという状態）が絡み合う複雑な交番作成業務において、最適化AIが全体を見渡し、バランスの良い割付をします。主に次の3つの特長があります。

①最適化AIによる「暗黙知」の形式知化で属人化を解消
法令や労使協定だけでなく、「この日は早上がりでないといけない」「この運転手はこの仕業を担当できる/できない」といった、現場の担当者が頭の中で考えていた独自の「暗黙知」をシステムの設定として落とし込みます。これにより、特定のベテラン担当者に頼っていた属人化を根本から解消します。

②直感的な操作画面とリアルタイムの自動アラート
縦に運転手、横に日付や時刻が並ぶ無駄のないグリッド画面を採用しています。ワンクリックでAIによる自動割り当てが実行され、手動で微調整を行う際もドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作が可能です。さらに、勤務を入れ替えた際、休息期間の不足などの法令違反が発生しないかをシステムが裏でリアルタイムにチェックし、アラートを表示してミスを防ぎます。

③勤怠管理システムとのシームレスなデータ連携
休暇情報や最新の勤務実績データなど、交番作成に関わる情報を勤怠管理システム等から連携して取り込みます。手入力による膨大な手間やミスを削減し、最新の実績を加味した正確な法令チェックと割り当てが可能になります。

ウェビナーでは、月次交番と日時交番を作成するデモを行いました。

月次交番の作成
有給休暇の取得などによって発生した「未割り当ての仕業」が複数ある状態から、画面右上の「自動割当ボタン」をワンクリックするだけで、AIが全体のバランスを考慮して全乗務員に自動で割り当てを行います。ローテーションから変更された部分は青枠で分かりやすく表示されます。

日次交番の作成
「家庭の都合で8時半まで出られない乗務員」や「前日の長時間勤務により休息期間（9時間）が不足している乗務員」のアラートを解消するデモを行いました。手動で他の乗務員と仕業を交換する際、もし交換先の乗務員が拘束時間を超過してしまう場合は、システムがリアルタイムでアラート（警告）を出す様子をご覧いただきました。

名鉄バス株式会社様の導入事例インタビュー

愛知県を中心に路線バスや高速バスを運行する名鉄バス株式会社様では、メイテツコムの「乗務員向け勤怠管理システム」と ALGO ARTISの「AI交番ソリューション」を連携させて運用しています。導入に携わった大野様にお話を伺いました。

かつては手書きで交番表を作成していましたが、パソコンの普及に伴い、新しい仕組みへ切り替えていこうという流れで導入されました。また、導入時である約25年～30年前はパソコン操作に不慣れな担当者が多く、「打ち方が分からない」と都度他の人に聞くなど、新しい操作を覚えることに苦労されていました。

マウス操作だけで先々の予定勤務まで自動で出来上がるようになり、手計算の手間がなくなりました。システム上で法令違反になる勤務はエラーとなって登録できないため、確実な法令遵守が実現しています。

複雑な勤務計算ができる人とできない人で差が生じ、現場は非常に苦労していました。そのような状況下で、トップから「AIを導入してみてはどうか」という提案があったことがきっかけです。導入時は、担当者の頭の中にあった独自の暗黙知を言葉に表し、AIに落とし込む作業が最も困難でした。

うまく使いこなしている担当者だと交番作成が最短「1時間半」にまで短縮されています。AIが複雑な計算を全て行うため、圧倒的な負担軽減につながっており、今まで見えていなかった課題が可視化される効果も生まれています。

AIが毎月の勤務を平準化して組んでくれるため、理想は「AIが出した答えをそのまま採用すること」です。また、今後は乗務員が自身の勤務をアプリやWeb上で確認できる仕組みの構築も視野に入れており、実現すれば電話連絡などの手間を削減できると考えています。

ぜひともデジタル化を進めてください。使い方次第で現場の作業はかなり楽になりますので、ぜひシステム化やAIをご検討いただければと思います。

➤より詳細が分かる導入事例ページは近日公開予定です。今しばらくお待ちください。

QAに回答！

ウェビナーで寄せられた主要な質問への回答をまとめました。

Q1. 現在、別の勤怠管理システムを利用しているが、メイテツコムの勤怠管理システムに切り替える場合データを移行できるか？

A: 乗務員様の情報やダイヤ情報については取り込み機能がございますので、弊社指定のフォーマットに合わせてデータを準備していただくことで移行が可能です。過去分の勤務データ等については、別途お打ち合わせにて詳細を調整させていただきます。

Q2. 自社ならではの特殊要件がたくさんあるので、自分達でも使えるのかどうか不安があるがどうか？

A: 改善基準のような共通のルールは実装済みで、会社や営業所ごとに異なる設定値は変更できるようになっています。しかし、まだ弊社で把握していない独自の要件も出てくると思います。その際には、他社の通りに設定するのではなく、お客様の現場の業務や課題を直接お聞きし、実運用できるものにするためにどのようにカスタマイズしていくかをお客様と共に考えていきます。

Q3. 勤怠管理システムとAI交番ソリューションは、具体的にどの程度まで連携が可能なのか？

A: 既存システムの種類や入出力の形式によるためケースバイケースですが、AI交番ソリューションには連携の口を持たせており、業務やシステム状況に即して柔軟に対応可能です。名鉄バス様の事例では、メイテツコムの勤怠管理システムとALGO ARTISの「AI交番ソリューション」を連携しており、片方からファイルをダウンロードしてもう片方にアップロードする形式でデータ連携を行っています。

まとめ

名鉄バス様の事例からも分かるように、これまで人力で対応してきた複雑なチェックや計算を、強力なシステムやAIに任せることで、「担当者の負担軽減」「仕組みによる確実な法令遵守」「属人化からの脱却」を一気に実現することができます。交番作成業務に課題を感じている企業様は、ぜひシステム化やAIをご検討されてみてはいかがでしょうか。

本記事でご紹介した「乗務員向け勤怠管理システム」および「AI交番ソリューション」について、より詳細な資料やデモンストレーションをご希望の方は、ぜひこちらのフォームからお問い合わせください。

また、期間限定でウェビナーのアーカイブ配信も行っております。 動画では実際の画面をつかったデモンストレーションも配信しておりますので、業務のイメージもしていただきやすいです。