施設予約サービス【ReservePort】
施設予約サービス「ReservePort」の導入により、約16年ぶりのシステム刷新がもたらした「安全な運用の実現」と「業務部門の自律化」
――株式会社KEIアドバンスが挑んだ、会場貸出システムの短期移行
「一人ひとりの未来のために」という企業理念のもと、出願受付代行事業や教育情報の提供、スクール事業など、教育分野で幅広い事業を展開する株式会社KEIアドバンス。同社にとって、大学入試などを円滑に実施するための「会場貸出業務」は、重点的に取り組んでいるビジネスの一つです。
同社では、約16年前に導入され老朽化していた会場貸出システムの刷新を決断しました。仕様書や設計書が存在しないという情報が少ない状態から、なぜ短期間での移行に成功したのか。そして、その決断が業務部門とシステム部門にどのような変化をもたらしたのか。プロジェクトの核心を伺いました。
導入効果
・属人的でリスクを伴う手動運用からの脱却
データベースに直接アクセスし、Excelで作成したSQLを実行するという、ミスが起きやすくリスクの高いデータ更新作業を廃止。管理画面からのデータインポートに移行し、安全な運用を実現。
・データ更新作業の部門間シフトによる業務効率化
これまで業務システム部が行っていたデータ更新作業を、営業部自身が画面上で直接行える体制へ変更。業務システム部の負荷を軽減するとともに、営業部側でリアルタイムな状況把握と修正が可能に。
・仕様書、設計書がない状態からの基盤構築
旧システムの仕様書や設計書が残っていない状態から、RFP（提案依頼書）を頼りに要件を掘り下げて対応。旧システムの満たすべき機能を網羅した新たな運用基盤を整備。
【お話を伺った方】
株式会社KEIアドバンス
・メディアコンテンツ部 兼 業務システム部 ご担当者様（本プロジェクトマネージャー）
・業務システム部 兼 情報セキュリティ部 ご担当者様（両部門責任者）
導入前の課題：約16年稼働したシステムの「老朽化」と、リスクのある運用手法
――今回、長年稼働していたシステムを刷新された最大の理由は何だったのでしょうか。
ご担当者様： 以前のシステムは、約16年近く利用しており、「老朽化」が深刻な課題となっていました。 画面の表示崩れが起きるなど現在の仕様（使用状況）に耐えられない状態だったことに加え、データの更新作業に大きな問題がありました。当時はデータベースに直接アクセスし、Excelで作成したSQL文を実行してデータを入れ替えるという更新方法をとっており、リスクの高い運用を行っていました。
――その状況は、社内の業務にどのような影響を及ぼしていましたか？
ご担当者様： データの更新依頼が営業部から業務システム部にくるため、我々システム部員がデータを確認しながら更新作業を行っていました。当時はExcel関数でSQL文を作成して実行するという複雑な手順を踏んでおり、作業難易度が高くシステム部門にとって大きな業務負荷になっており、見直すべき課題でした。
導入の決め手：コストパフォーマンスと、パッケージ活用による「短期導入」
――数ある候補の中から、弊社を選定いただいた決定打は何でしたか？
ご担当者様： 複数社から提案をいただいていましたが、最大の理由は、5年間のランニングコストと初期費用の総額が魅力的だったことです。
――具体的に、費用以外で評価されたポイントはありましたか？
ご担当者様： スケジュール感も大きな決め手でした。弊社としてはなるべく作り込み（カスタマイズ）をしたくないという思いがあり、御社のパッケージが弊社の会場貸出システムの要件にうまくフィットしました。そのため、他社よりも短期間で導入できるという点も評価させていただきました。
導入プロセス：仕様書・設計書ゼロから挑んだ、タイトな移行スケジュール
――システムの移行にはどのようなご苦労がありましたか？
ご担当者様： 実は、旧システムの仕様書や設計書が残っていない状態でした。選定とRFP作成に約2ヶ月かけ、その後、約半年間という短い期間で構築を行いました。2月には絶対に稼働させなければならないというタイトなスケジュールであったため、2月1日の段階では最低限の機能だけを作り上げてリリースし、その後機能を追加する2段階でのリリースとなりました。
――そのような難しい状況の中で、弊社の対応はいかがでしたか？
担当者様： 情報が少なく要件定義が難しい状況の中、RFPだけを頼りに御社が真摯に要件を拾い上げ、深く掘り下げて基盤を作り上げていただけたことは大変感謝しています。我々のどのような要望に対しても妥協せず、最後まで真摯に向き合っていただけました。
効果：安全な運用の確立と、営業部のリアルタイムな状況把握
――サービス開始後、どのような変化を実感されていますか。
ご担当者様： 最も大きな効果は、「リスクの高い運用をしなくてよくなった」ことです。これまではSQLを叩いてデータを更新していましたが、現在は管理画面からデータをインポートできるようになり、安全な運用が実現しました。
――業務システム部としての業務負荷にも変化はありましたか？
ご担当者様： はい。以前は業務システム部が行っていたデータ更新を、現在は営業部自身が画面上で行えるようになりました。これにより我々の負荷がだいぶ減ったと同時に、営業部もリアルタイムで貸出状況を確認でき、間違いがあればその場で直せるようになったため、業務効率化につながっていると思います。
今後の展望とパートナーへの期待
――今後、弊社に期待することや展望を教えてください。
ご担当者様： 今回の刷新で、安定した運用基盤の整備を実現できました。今後は利用者からの要望や利用実績を踏まえて継続的に改善を行っていきたいです。将来的には、この会場貸出の運用データを分析し、次のサービス向上にどう繋げていくかを一緒に考えることができればと期待しています。日々の運用でも、複雑なシステム仕様に対して質問した際に、当日中など迅速かつ的確に回答していただき、大変助かっています。
――最後に、今後のパートナーシップについて一言お願いします。
ご担当者様： システムの品質を担保していただくことはもちろんですが、「これをやるとこういうリスクがありますよ」といった内容も含めてこちらに共有していただきたいです。我々もシステムに完全に精通しているわけではないので、そういったリスクの共有も含めてアドバイスや教育をいただけるような、真のパートナーになっていただきたいと期待しています。
お客様プロフィール
ホームページ
https://www.keiadvanced.jp/
株式会社KEIアドバンス
本社所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 ヒューリック麹町ビル
代表者：代表取締役社長 鈴木 研史
事業内容：出願受付代行事業、教育情報提供、広告宣伝および広告代理店事業、商品の販売および販売代行事業、マーケティング事業、スクール事業、前各号に関する企画/コンサルティング
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