乗合バス事業者のエクセル・紙での日報・収入管理｜よくある課題と解決策

はじめに

乗合バス事業者にとって、日々の日報業務や収入管理業務は経営の根幹を支える重要な業務です。「入力や集計ミスがなくならない」「膨大な作業量で残業が多い」などと感じていませんか？
業務のデジタル化や働き方改革が求められる中、長年にわたりエクセルや紙による管理を続けており、従来型の管理方法に課題を感じている乗合バス事業者が増えています。
 
本記事では、乗合バス事業者に共通する現状の分析と課題、さらにデジタル化による解決策について詳しくご紹介します。

エクセル・紙での日報・収入管理における現状

中小の乗合バス事業者を中心に、日報や収入管理はエクセルや紙での記録が主流となっています。営業所等の事業現場での売上日報登録、本社での集計は、エクセルや紙を使用する形が一般的です。
しかし、「入力ミスや重複入力が起きやすい」「各営業所と本社で売上データの共有や連携ができていない」「売上入力や帳票作成など手間や時間がかかり非効率」といった声は多く聞かれます。こうしたアナログな方法が現場の業務効率化や働き方改革を妨げる要因となりつつあります。

エクセル・紙での日報・収入管理におけるよくある4つの課題

実際にどのような問題が起きやすいのか、代表的な課題を4つご紹介します。
 
【課題1】入力・集計ミスの発生
日々の売上入力や転記、集計作業をエクセルや紙で行う場合、ミスが発生するのは避けられません。営業所での入力漏れや売上の間違い、集計用エクセルファイルの数式ミスなど細かなミスが、月次・年次集計や決算業務の工程で計算結果の不整合につながり、調査に多くの手間と時間がかかります。
 
【課題2】データの紛失リスク
紙の売上日報は、紛失や破損・ファイリングの保存ミスによるデータ消失リスクが常にあります。また、パソコン上のエクセルデータも、バックアップがされていない場合や担当者のパソコンへの保存のみの場合、予期せぬトラブルでデータが消えてしまう危険があります。
 
【課題3】業務負担・残業増加
日報・収入管理の売上入力や集計作業は、毎日・毎月繰り返されるため、手作業の工数が膨らむと現場の負担に直結します。特に集計締め日や監査前、決算報告のタイミングでは、長時間の残業や休日出勤につながるケースも見られます。
さらに、作業内容が属人化しやすく、担当者が急に休んだ際の引き継ぎが難航しやすい点も課題です。
 
【課題4】経営判断にデータを活かしにくい
蓄積したデータを経営に有効活用したり、業務改善・サービス改善に活かしたりしたいと考えても、エクセルや紙のままでは分析や横断比較が容易ではありません。異なるシートや台帳のデータの突き合わせに時間がかかり、迅速な意思決定のための「見える化」が実現できない状況となります。
その結果、せっかくの蓄積された売上データが「単なる記録」にとどまり、現場や経営のために活用しきれずにいる乗合バス事業者も多いのです。

日報・収入管理システム導入により得られる4つのメリット

こうした課題に直面した際、近年では日報・収入管理システムを導入する事例が増えています。システム活用には、主に以下のようなメリットがあります。
 
【メリット1】ミスの削減と正確なデータ管理
日報・収入管理システムを導入することにより、営業所等の事業現場・本社の担当者が直接同じシステム上で売上日報の入力や売上集計を行うことができます。入力項目や数式計算が自動化されるため、入力漏れ・転記ミスの防止や集計値のズレ解消につながります。リアルタイムに全社の収入データを確認できるのも大きな特徴です。
 
【メリット2】データの一元管理とバックアップ
データはクラウド上に一元管理されるため、パソコンの故障や担当者の異動があっても、必要な情報はシステム上で確認することができます。システムによる自動バックアップやアクセス権限管理が標準装備されているため、情報紛失やセキュリティリスクも最小限に抑えられます。
 
【メリット3】業務効率化と働き方改革
売上データの入力・集計にかかる時間が大幅に短縮されるだけでなく、帳票出力や決算用データの自動作成も可能です。その結果、長時間労働の是正や担当者負担の軽減・属人化の解消など働き方改革の推進にも繋がります。
 
【メリット4】経営判断・現場改善への活用
蓄積したデータを多角的に表示・分析できるため、素早い経営判断や今後の戦略策定、業務改善・サービス改善にも直結するデータ活用を実現できます。

まとめ

現代の乗合バス事業の現場では、日報・収入管理をエクセルや紙で行う方法が根強いですが、これは現代の乗合バス事業者が直面する課題をすべてカバーできる方法ではありません。ビジネス環境や業界要請の変化に対応していくために、業務の標準化・効率化・デジタル化を段階的に進めることが求められています。
一方、日報・収入管理システムの導入は、こうした根本的課題を解決する手段であり、現場の負担軽減や経営判断のスピード化を後押しします。まずは現場に潜む「手作業の負担」に目を向け、業務の見直しや最適化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

＜ご参考＞日報・収入管理システム活用を考えている方へ

こうした課題解決の一つとして、当社では乗合バス事業者向けの日報・収入管理システムを提供しています。当社では乗合バス事業者向けの日報・収入管理システムは、営業所への売上登録、本社での審査、経理システム連携までをトータルサポートするクラウドサービスとなっています。
 
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